4 Habilidades para uma Comunicação Efetiva - Sociologia Líquida

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4 Habilidades para uma Comunicação Efetiva

Uma comunicação efetiva deveria ser instintiva. Mas nem sempre é assim. Queremos dizer uma coisa, mas nosso interlocutor entende outra. Isso leva a mal-entendidos, frustração e conflitos desnecessários.

Algo que deixa Ricardo Silva – uma das maiores autoridades sobre Comunicação Efetiva no Brasil – indignado é “ver pessoas fantásticas, com conteúdos e projetos incríveis, perderem inúmeras oportunidades, todos os dias, por não terem uma comunicação assertiva”.

Isso pode causar problemas em casa, na escola e nas relações no trabalho.

O que é comunicação efetiva?

Apesar de parecer fácil e instintivo, comunicar-se com clareza e eficiência exige aprender algumas habilidades importantes. Uma comunicação eficaz é mais do que apenas trocar informações. É sobre entender a emoção e as intenções por trás da informação.

Além de ser capaz de transmitir claramente uma mensagem, você também precisa ouvir de uma maneira que obtenha o significado completo do que está sendo dito, além de fazer com que a outra pessoa se sinta ouvida e compreendida.

Mais do que apenas as palavras que você usa, a comunicação eficaz combina um conjunto de 4 habilidades:

  • Audição envolvida
  • Comunicação não verbal
  • Gerenciando o estresse no momento
  • Afirmando-se de uma maneira respeitosa

Embora sejam habilidades que possam ser aprendidas, a comunicação é mais eficaz quando se torna espontânea, e não estereotipada. Um discurso lido, por exemplo, raramente tem o mesmo impacto que um discurso que é exibido (ou parece ser exibido) espontaneamente. Naturalmente, é preciso tempo e esforço para desenvolver essas habilidades. Quanto mais esforço e prática, mais instintivas e eficazes serão as suas habilidades de comunicação.

O que impede você de ter uma comunicação efetiva?

Estresse e emoções descontroladas. Quando você está estressado ou sobrecarregado emocionalmente, é mais provável que você interprete mal outras pessoas, envie sinais não-verbais confusos ou desconcertantes, e passe a padrões de comportamento prejudiciais. Para evitar conflitos e mal-entendidos, você pode aprender a se acalmar rapidamente antes de continuar a conversa.

Falta de foco. Você não pode se comunicar de maneira eficaz quando está cuidando de múltiplas tarefas. Se você está checando seu telefone, planejando o que vai dizer em seguida, ou sonhando acordado, é quase certo que você sentirá falta de sinais não-verbais na conversa. Para se comunicar de forma eficaz, você precisa evitar distrações e manter o foco.

Linguagem corporal inconsistente. A comunicação não verbal deve reforçar o que está sendo dito, e não contradizê-lo. Se você disser uma coisa, mas sua linguagem corporal disser outra, seu ouvinte provavelmente sentirá que você está sendo desonesto. Por exemplo, você não pode dizer “sim” enquanto balança a cabeça como um não.

Linguagem corporal negativa. Se você discordar ou não gostar do que está sendo dito, poderá usar linguagem corporal negativa para rejeitar a mensagem da outra pessoa, como cruzar os braços, evitar contato visual ou bater nos pés. Você não precisa concordar ou até mesmo gostar do que está sendo dito, mas para se comunicar de maneira eficaz e não tornar a outra pessoa defensiva, é importante evitar o envio de sinais negativos.

Habilidade para comunicação eficaz 1: tornar-se um ouvinte envolvido.

Ao nos comunicarmos com os outros, geralmente nos concentramos no que devemos dizer. No entanto, uma comunicação eficaz é menos sobre falar e mais sobre escutar. Ouvir bem significa não apenas entender as palavras ou as informações que estão sendo comunicadas, mas também compreender as emoções que o falante está tentando comunicar.

Há uma grande diferença entre prestar atenção e simplesmente ouvir. Quando você realmente ouve – quando você está envolvido com o que está sendo dito – você ouvirá as entonações sutis na voz de alguém que lhe dizem como essa pessoa está se sentindo e as emoções que ela está tentando comunicar. Quando você é um ouvinte engajado, não apenas entenderá melhor a outra pessoa, mas também fará com que ela se sinta ouvida e compreendida, o que pode ajudar a construir uma conexão mais forte e profunda entre vocês.

Ao se comunicar dessa maneira, você também experimentará um processo que reduz o estresse e sustenta o bem-estar físico e emocional. Se a pessoa com quem você está conversando estiver calma, por exemplo, ouvir de maneira engajada ajudará a acalmá-lo também. Da mesma forma, se a pessoa estiver agitada, você pode ajudar a acalmá-la ouvindo atentamente e fazendo a pessoa se sentir compreendida.

Se o seu objetivo é entender completamente e se conectar com a outra pessoa, ouvir de forma atenciosa muitas vezes será natural. Se isso não acontecer, tente as dicas a seguir. Quanto mais você as praticar, mais satisfatórias e gratificantes serão suas interações com os outros.

Concentre-se totalmente em quem está falando. Você não pode ouvir de forma engajada se estiver constantemente verificando seu smartphone ou pensando em outra coisa. Você precisa manter o foco na experiência do momento, a fim de captar as sutis nuances e importantes dicas não-verbais de uma conversa. Se você achar difícil se concentrar em alguns oradores, tente repetir suas palavras na sua cabeça. Isso reforçará a mensagem deles e o ajudará a manter o foco.

Use sua orelha direita. Por mais estranho que pareça, o lado esquerdo do cérebro contém os centros primários de processamento para a compreensão da fala e das emoções. Como o lado esquerdo do cérebro está conectado ao lado direito do corpo, favorecer sua orelha direita pode ajudá-lo a detectar melhor as nuances emocionais do que alguém está dizendo.

Evite interromper ou tentar redirecionar a conversa para suas preocupações dizendo algo como: “Se você acha que é ruim, deixe-me contar o que aconteceu comigo”. Ouvir não é o mesmo que esperar pela sua vez de falar. Você não pode se concentrar no que alguém está dizendo, se você está formando o que você vai dizer em seguida. Muitas vezes, o falante pode ler suas expressões faciais e saber que sua mente está em outro lugar.

Mostre interesse no que está sendo dito. Ocasionalmente, sorria para a pessoa e certifique-se de que sua postura esteja aberta e convidativa. Incentive o palestrante a continuar com pequenos comentários verbais como “sim” ou “uhum”.

Ouça sem julgar. Para se comunicar efetivamente com alguém, você não precisa gostar ou concordar com suas ideias, valores ou opiniões. No entanto, você precisa deixar de lado o seu julgamento e reter a culpa e a crítica para compreendê-los completamente. A comunicação mais difícil, quando executada com sucesso, muitas vezes pode levar a uma conexão improvável com alguém.

Dar uma resposta. Se parece haver uma desconexão, reflita o que foi dito parafraseando. “O que estou ouvindo é …” ou “Parece que você está dizendo …” são ótimas maneiras de refletir. Não basta repetir o que o palestrante disse na íntegra – você parecerá insincero ou pouco inteligente. Em vez disso, expresse o que as palavras do palestrante significam para você. Faça perguntas para esclarecer alguns pontos: “O que você quer dizer quando diz …” ou “É isso que você quer dizer?”

Habilidade 2: Preste atenção aos sinais não-verbais.

A maneira como você olha, ouve, se movimenta e reage a outra pessoa conta mais sobre como você está se sentindo do que as palavras sozinhas. A comunicação não verbal, ou linguagem corporal, inclui expressões faciais, movimentos e gestos corporais, contato visual, postura, o tom da voz e até mesmo a tensão muscular e a respiração.

Desenvolver a capacidade de compreender e usar a comunicação não-verbal pode ajudá-lo a se conectar com os outros, expressar o que realmente quer dizer, navegar em situações desafiadoras e construir melhores relacionamentos em casa e no trabalho.

Melhore a maneira como você lê a comunicação não verbal.

Esteja ciente das diferenças individuais. Pessoas de diferentes países e culturas tendem a usar diferentes gestos de comunicação não-verbal. Por isso é importante levar em conta idade, cultura, religião, gênero e estado emocional ao ler os sinais da linguagem corporal. Um adolescente, uma viúva e um empresário, por exemplo, provavelmente usarão sinais não-verbais de maneira diferente.

Observe os sinais de comunicação não-verbais como um grupo. Não leia muito em um único gesto ou sugestão não verbal. Considere todos os sinais não-verbais que você recebe, desde contato visual até tom de voz e linguagem corporal. Qualquer um pode escorregar ocasionalmente e deixar o contato visual escorregar, por exemplo, ou cruzar brevemente os braços sem querer. Considere os sinais como um todo para obter uma melhor “leitura” de uma pessoa.

Melhorar a forma como você emite sua comunicação não verbal.

Use sinais não-verbais que combinem com suas palavras, em vez de contradizê-las. Se você diz uma coisa, mas sua linguagem corporal diz outra coisa, seu ouvinte se sentirá confuso ou suspeitará que você está sendo desonesto. Por exemplo, sentar-se com os braços cruzados e sacudir a cabeça não corresponde às palavras que dizem à outra pessoa que você concorda com o que ela está dizendo.

Ajuste seus sinais não-verbais de acordo com o contexto. O tom da sua voz, por exemplo, deve ser diferente quando você estiver falando com uma criança do que quando estiver falando com um grupo de adultos. Da mesma forma, leve em consideração o estado emocional e o histórico cultural da pessoa com quem você está interagindo.

Evite linguagem corporal negativa. Em vez disso, use a linguagem corporal para transmitir sentimentos positivos, mesmo quando não estiver realmente experimentando-os. Se você está nervoso com uma situação – uma entrevista de emprego, uma apresentação importante ou um primeiro encontro, por exemplo -, pode usar uma linguagem corporal positiva para sinalizar confiança, mesmo que não a sinta. Em vez de entrar timidamente em uma sala com a cabeça para baixo, com os olhos desviados e escorregar para uma cadeira, tente ficar de pé com os ombros para trás, sorrindo, mantendo contato visual e dando um aperto de mão firme. Isso fará com que você se sinta mais autoconfiante e ajude a deixar a outra pessoa à vontade.

Habilidade 3: Mantenha o estresse sob controle.

Quantas vezes você se sentiu estressado durante um desentendimento com sua esposa, filhos, chefe, amigos ou colegas de trabalho e, em seguida, disse ou fez algo que mais tarde se arrependeu? Se você puder aliviar rapidamente o estresse e voltar a um estado calmo, você não apenas evitará esses arrependimentos, mas, em muitos casos, também ajudará a acalmar a outra pessoa. É somente quando você está em um estado calmo e relaxado que você poderá saber se a situação exige uma resposta, ou se os sinais da outra pessoa indicam que seria melhor permanecer em silêncio.

Em situações como uma entrevista de emprego, apresentações de negócios, ou reuniões de alta pressão, por exemplo, é importante gerenciar suas emoções, pensar em seus pés e se comunicar efetivamente sob pressão.

Comunique-se eficazmente mantendo-se calmo sob pressão.

Use táticas de espera para ter tempo para pensar. Peça para uma pergunta ser repetida ou para esclarecer uma declaração antes de responder.

Pause para analisar seus pensamentos. O silêncio não é necessariamente uma coisa ruim – fazer uma pausa pode fazer você parecer mais no controle do que apressar sua resposta.

Entregue suas palavras claramente. Em muitos casos, como você diz que algo pode ser tão importante quanto o que você diz. Fale claramente, mantenha um tom uniforme e faça contato visual. Mantenha sua linguagem corporal relaxada e aberta.

Encerre com um resumo e depois pare. Resuma sua resposta e pare de falar, mesmo que isso deixe um silêncio na sala. Você não precisa preencher o silêncio continuando a falar.

Alívio rápido do estresse para uma comunicação eficaz.

Quando as coisas começam a esquentar em uma conversa, você precisa de algo rápido e imediato para reduzir a intensidade emocional. Ao aprender a reduzir rapidamente o estresse do momento, você pode encarar com segurança todas as emoções fortes que estiver sentindo, regular seus sentimentos e se comportar de maneira apropriada.

Reconheça quando você está ficando estressado. Seu corpo informará se você estiver estressado ao se comunicar. Seus músculos ou seu estômago estão tensos? Suas mãos estão cerradas? Sua respiração é superficial? Você está “esquecendo” de respirar?

Reserve um momento para se acalmar antes de decidir continuar uma conversa ou adiá-la.

A melhor maneira de aliviar o estresse de forma rápida e confiável é através dos sentidos – visão, audição, tato, paladar, olfato – ou movimento. Por exemplo, você pode colocar uma goma de mascar em sua boca, apertar uma bola macia no bolso, respirar fundo, apertar e relaxar os músculos, ou simplesmente lembrar de uma imagem reconfortante e rica em sensações. Cada pessoa responde de maneira diferente à entrada sensorial, então você precisa encontrar coisas que sejam calmantes para você.

Procure humor na situação. Quando usado apropriadamente, o humor é uma ótima maneira de aliviar o estresse durante a comunicação. Quando você ou aqueles ao seu redor começarem a levar as coisas muito a sério, encontre uma maneira de aliviar o clima compartilhando uma piada ou uma história divertida.

Esteja disposto a comprometer. Às vezes, se você puder se dobrar um pouco, poderá encontrar um meio-termo feliz que reduz os níveis de estresse para todos os envolvidos. Se você perceber que a outra pessoa se importa muito mais com algo do que você, o compromisso pode ser mais fácil para você e um bom investimento no futuro do relacionamento.

Concorde em discordar, se necessário, e tire tempo da situação para que todos possam se acalmar. Dê um passeio fora do ambiente, se possível, ou passe alguns minutos meditando. O movimento físico ou a busca de um lugar tranquilo para recuperar o equilíbrio podem reduzir rapidamente o estresse.

Habilidade 4: Afirme-se.

A expressão direta e assertiva contribui para uma comunicação clara e pode ajudar a aumentar a autoestima e a tomada de decisões. Ser assertivo significa expressar seus pensamentos, sentimentos e necessidades de uma maneira aberta e honesta, enquanto se defende e respeita os outros. Não significa ser hostil, agressivo ou exigente. Comunicação eficaz é sempre sobre a compreensão da outra pessoa, não sobre ganhar uma discussão ou forçar suas opiniões sobre os outros.

Para melhorar sua assertividade:

Valorize a si mesmo e suas opiniões. Elas são tão importantes quanto as de qualquer outra pessoa.
Conheça suas necessidades e desejos. Aprenda a expressá-las sem infringir os direitos dos outros
Expresse pensamentos negativos de uma maneira positiva. Tudo bem estar com raiva, mas você também deve ser respeitoso.
Receba um feedback de forma positiva. Aceite os elogios graciosamente, aprenda com seus erros, peça ajuda quando necessário.
Aprenda a dizer “não”. Conheça seus limites e não deixe que os outros se aproveitem de você. Procure alternativas para que todos se sintam bem com o resultado.

Desenvolva técnicas de comunicação assertiva.

Empatia transmite sensibilidade à outra pessoa. Primeiro, reconheça a situação ou sentimentos da outra pessoa e, em seguida, declare suas necessidades ou opinião. “Eu sei que você tem estado muito ocupado no trabalho, mas eu quero que você tenha tempo para nós também.”

Uma declaração de escalonamento pode ser usada quando suas primeiras tentativas não forem bem-sucedidas. Isso significa que você se tornará cada vez mais firme à medida que o tempo avança, o que pode incluir consequências se suas necessidades não forem atendidas. Por exemplo, “se você não cumprir o contrato, serei forçado a buscar uma ação legal”.

Pratique a assertividade em situações de menor risco para começar a ajudar a aumentar sua confiança. Ou pergunte a amigos ou familiares se você puder praticar técnicas de assertividade primeiro.

Bônus: Falar Bem Conecta.

Como aumentar seus resultados ao falar, convencer e emocionar pessoas de forma autêntica?

Para Ricardo Silva, uma das maiores autoridades de comunicação assertiva do Brasil, “todas as pessoas podem se comunicar de forma clara e objetiva, tendo o poder de se conectarem com outras pessoas e, assim, venderem melhor suas ideias, produtos e serviços”.

Por isso, criou o método “InfluencePrime”, baseado em 3 pilares centrais: Comunicação, Persuasão e Influência, com estudos complementares como: Neurociência, Psicologia, PNL, Marketing e Vendas.

E o resultado de todo este trabalho, é disponibilizado através dos cursos online, treinamentos presenciais, mentorias, palestras e consultorias de especialização em comunicação assertiva, que irá transformar, inspirar e ajudar você a realizar seus projetos.

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